Kiedy VAT jest OBOWIĄZKOWY? Kto musi być VATowcem?

Wielu początkujących przedsiębiorców obawia się podatku VAT. Czy muszę go płacić? Czy muszę się rejestrować? To pytania, które spędzają sen z powiek. Odpowiedź zależy od wielu czynników – przede wszystkim od tego, czym się zajmujesz i jakie osiągasz obroty. Ten artykuł w prosty sposób wyjaśni ci, kiedy VAT jest obowiązkowy, kiedy możesz z niego skorzystać i w jakich sytuacjach musisz rozliczyć transakcje zagraniczne.

Kto musi zarejestrować się do VAT?

Istnieją dwa główne powody, dla których musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, niezależnie od swoich chęci: z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności oraz przekroczenie rocznego limitu obrotów VAT.

Rodzaj prowadzonej działalności:

Są branże i usługi, które z mocy prawa nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Jeśli prowadzisz działalność z poniższej listy, musisz zarejestrować się do VAT, nawet jeśli Twój przychód wyniesie zaledwie 1 zł:

Usługi prawnicze: Wszystkie usługi świadczone przez prawników, radców prawnych i adwokatów (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b) Ustawy o VAT).
Usługi w zakresie doradztwa: Obejmuje doradztwo biznesowe, finansowe, konsulting – z wyłączeniem doradztwa rolniczego (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b) Ustawy o VAT).
Usługi jubilerskie: Usługi związane z wyrobem, naprawą i obróbką biżuterii (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. c) Ustawy o VAT).
Usługi ściągania długów, w tym factoringu: Działalność firm windykacyjnych (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. d) Ustawy o VAT).
Sprzedaż hurtowa i detaliczna części do pojazdów samochodowych i motocykli (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. d) Ustawy o VAT).
Dostawa wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali: Sprzedaż określonej biżuterii czy złota inwestycyjnego (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. c) Ustawy o VAT).
Dostawa towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym: Np. sprzedaż paliw silnikowych, tytoniu, alkoholu – z wyjątkiem gazu i energii elektrycznej (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. a) Ustawy o VAT).
Dostawa nowych środków transportu: Sprzedaż pojazdów spełniających definicję „nowego środka transportu” (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. b) Ustawy o VAT).
Sprzedaż terenów budowlanych lub przeznaczonych pod zabudowę (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. g) Ustawy o VAT).
Dostawa budynków, budowli lub ich części: Jeśli dostawa nie jest objęta innym zwolnieniem z VAT (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. f) Ustawy o VAT).

Roczny limit obrotów:

Nawet jeśli Twoja działalność nie jest z góry objęta VAT, musisz się zarejestrować, gdy Twoje obroty przekroczą roczny limit. Limit ten wynosi obecnie 200 000 zł, a w roku 2026 wyniesie 240 000 zł.
Co musisz zapamiętać? W pierwszym roku działalności limit ten jest proporcjonalny do liczby dni, w których prowadzisz firmę. Faktura, która spowoduje przekroczenie limitu, musi już zawierać podatek VAT, dlatego tak ważne jest, aby monitorować swoje przychody.
Kalkulator limitu VAT (uzupelnij datę rozpoczęcia działalności i kliknij “oblicz”): https://kalkulatory.gofin.pl/kalkulatory/kalkulator-limitu-uprawniajacego-do-zwolnienia-z-vat
Pamiętaj jednak, że nie wszystkie przychody wliczane są do ww. limitu. Art.113 ust. 2 Ustawy o VAT określa co nie wlicza się do limitu VAT:
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;
- sprzedaży na odległość towarów importowanych, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;
- odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:
- transakcji związanych z nieruchomościami,
- usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,
- usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych – jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych;
- odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Kto może być zwolniony z VAT?

Istnieją dwa rodzaje zwolnień z VAT. Pierwsze podmiotowe, o którym wspomnieliśmy powyżej (do limitu 200 tys. w roku 2025 i 240 tys. w roku 2026). Drugie zwolnienie to zwolnienie przedmiotowe, czyli zależne od przedmiotu/usługi jakie sprzedajesz.

Może wystąpić taka sytuacja, że część przychodów jest zwolniona przedmiotowo, a druga część jest obowiązkowo oVATowana (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności).

Kiedy musisz wykazać VAT z zagranicy, nawet bez bycia VAT-owcem?

Nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT w Polsce, w niektórych sytuacjach możesz mieć obowiązek naliczenia i rozliczenia VAT z tytułu transakcji zagranicznych (VAT-UE). Najczęstsze z nich to:

Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT): Sytuacja, w której kupujesz towary od dostawcy z innego kraju Unii Europejskiej (wyjątek poniżej!).
Import usług: Kiedy nabywasz usługi od zagranicznego kontrahenta (np. reklama na Facebooku, hosting serwera od firmy z USA).
Świadczenie usług w UE

W tych przypadkach, jako polski przedsiębiorca, musisz samodzielnie wykazać i rozliczyć VAT, nawet jeśli na co dzień jesteś zwolniony z tego podatku. Musisz wówczas zarejestrować się do VAT dla celów unijnych (jako VAT-UE).

Uwaga! Kupując towar z UE w wyjątkowych sytuacjach można potraktować go jak zakup krajowy. Aby skorzystać z tej możliwości wystarczy, że nie przekroczymy limitu zakupu towaru z UE, który wynosi 50tys. zł na rok, oraz że nie podasz sprzedawcy nipu z “PL”. Wtedy sprzedawca powinien wystawić fakturę z VATem i sam go rozliczyć.

Turkusowa Księgowa pomaga w formalnościach

Jeśli już wiesz, że musisz zgłosić się do VATu, lecz nie wiesz jak. Daj znać, a pomożemy Ci wypełnić VAT-R. Przygotujemy deklarację w pliku PDF (gotową do druku, podpisu i wysłania do Urzędu Skarbowego) – prościej się nie da 😉 Poinformujemy Cię także jakie dodatkowe dokumenty warto przygotować dla Urzędu, by przyspieszyć rejestrację w VAT.

Po zarejestrowaniu do VAT, Twoja firma pojawi się na tzw. Białej Liście Podatników VAT: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Dalej nie wiesz, czy VAT dla Ciebie jest obowiązkowy?

Decyzja o wyborze statusu VAT-owca bywa trudna. Nie przejmuj się tym. Jeśli Twój przypadek jest bardziej skomplikowany i wciąż masz wątpliwości. Nie ryzykuj! Umów się z naszym doradcą podatkowym, który pomoże Ci podjąć najlepszą decyzję.