Wszystko, co musisz wiedzieć, zanim założysz własną firmę

Zmień pomysł w biznes! Kompletny przewodnik dla tych, którzy boją się papierów, urzędów i podatków.

No dobrze, ale co jeszcze warto wiedzieć zaczynając swoją działalność?

Pamiętaj, że nie musisz znać wszystkich szczegółów, ale warto rozumieć podstawy.

ZUS:

• Ulgi – Składki ZUS musisz płacić co miesiąc. Na szczęście większość nowych przedsiębiorców może skorzystać z dodatkowych ulg, tzw. „ulga na start” (opłacanie tylko składek zdrowotnych, przez 6 pełnych miesięcy) i ZUS preferencyjny (opłacanie wszystkich składek, jednak liczonych od niższej podstawy niż pełen ZUS, przez 24 miesiące), co znacznie zmniejsza obciążenia. Sprawdź czy Tobie również przysługują te ulgi, lub skonsultuj się z kadrową.
• Nie bój się ZUSu. To prawda, że kwoty ZUS są znaczące, ale masz 2,5 roku na poukładanie biznesu, aby ZUS nie był zbyt dużym obciążeniem. Istnieje także możliwość wakacji od składek społecznych ZUS (1mc/rok), lub zawieszenie działalności, jeśli biznes nie idzie tak jak zakładasz.
• Zgłoszenie do ZUS – do ZUS możesz zgłoś się już podczas wypełniania wniosku o rejestrację działalności. Wystarczy zaznaczyć, że do wniosku załączasz ZUS ZZA (dot. ulgi na start, kod: 05 40 ..), lub ZUS ZUA (zgłoszenie do wszystkich składek, wybór ZUS preferencyjnego kod: 05 10 .., lub wybór pełnych składek ZUS, kod: 05 70 ..), plus ewentualnie ZUS ZCNA (zgłoszenie członków rodziny). Możesz także zlecić to kadrowej.
• data zgłoszenia to data rozpoczęcia działalności
• Kody zawodów – to dodatkowa pozycja wniosku, która może zaskoczyć wiele osób. Kody zawodów ZUS są używane w celach głównie statystycznych, jest to klasyfikacja wykonywanego zawodu. Przedsiębiorcy, szczególnie na początku swojej działalności, obejmują oczywiście wszystkie możliwe stanowiska w swojej firmie, ale na potrzeby ZUS trzeba określić jaki zawód jest wiodący.
• jeśli osobiście chcesz zajmować się ZUSami, to pamiętaj by po 6 miesiącach ulgi na start wyrejestrować się z kodu 05 40 .. i tego samego dnia zgłosić się do kolejnego ubezpieczenia na innym kodzie ZUS. ZUS nie robi tego automatycznie. Możesz także zlecić do Turkusowej Księgowej i to my będziemy pamiętać o terminach, wyrejestrowaniach, zgłoszeniach, a Ty skupisz się na swoim biznesie. Wybór należy do Ciebie 🙂

Opodatkowanie: Jako JDG, możesz wybrać jedną z kilku form opodatkowania (ryczałt, zasady ogólne, podatek liniowy)

• ryczałt – stały % zazwyczaj niższy niż w skali i podatku liniowym (stawki są różne 17%,15%, 14%, 12,5%, 12%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%), liczony od przychodów (koszty nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu podatku PIT),
• zasady ogólne -12% lub 32% od zysku po przekroczeniu progu, liczony jest od zysku (czyli przychody minus koszty = zysk * 12% lub 32% = PIT)
• podatek liniowy – 19% liczony od zysku
• Formę opodatkowania należy wybrać do 20 tego następnego miesiąca po osiągnięciu pierwszego przychodu, lub maksymalnie do końca roku. Zalecamy by zrobić to podczas rejestracji firmy. Jeśli nie dokonasz żadnego wyboru, to z automatu zostanie Ci przypisane rozliczanie wg skali.
• Pamiętaj, że możesz to zmienić! Raz w roku do 20 lutego możesz wybrać inną formę opodatkowania na nowy rok podatkowy. Pamiętaj jednak, że ten termin jest nieprzekraczalny, kolejna możliwość zmiany będzie dopiero za rok.
• Kto pomoże w wyborze formy opodatkowania? – Zalecamy, aby skonsultować wybór formy opodatkowania z doradcą podatkowym by sprawdzić, które z form opodatkowania są dostępne dla Ciebie i która z nich będzie dla Ciebie najkorzystniejsza.
• Zaliczki miesięczne czy kwartalne? – Wszystkie z powyższych opcji dają możliwość opłacania PITu w okresach miesięcznych, lub kwartalnych. Wyboru musisz dokonać już na początku działalności i poinformować o tym księgową, by wiedziała za jaki okres ma wyliczyć Ci podatki. Informacja oficjalna o dokonanym wyborze zostanie przesłana do Urzędu Skarbowego dopiero po zakończonym roku (w deklaracji rocznej PIT). Która opcja jest lepsza? Zależy. Jeśli wolisz systematyczne rozliczenia i zapłaty wszystkich zobowiązań na bieżąco – wybierz zaliczki miesięczne, jeśli jednak bardziej zależy Ci na większej płynności finansowej, to wybierz rozliczenia kwartalne i bądź gotowy na 1, ale dużo większy przelew do Urzędu.
• Rozliczanie PIT memoriałowo czy kasowo? – do tej pory istniała tylko możliwość rozliczania PIT memoriałowo, czyli księgowania przychodów i kosztów do okresu, którego dotyczą. Od 01.01.2025 jest możliwość wyboru formy kasowej, czyli w uproszczeniu: księgowanie przychodów i kosztów wg daty zapłaty.

VAT

• Czy musisz zarejestrować się do VAT (czyli czy musisz być czynnym podatnikiem VAT)? – Tak. Jeśli twoja firma sprzedaje towary lub usługi wymienione w art.113 ust. 13. Przykładowe (obowiązkowo oVATowane) towary np.: metale szlachetne, samochody, antyki, komputery, urządzenia elektroniczne, preparaty kosmetyczne, toaletowe lub usługi np.: prawnicze, doradztwo, jubilerstwo, ściąganie dlugów (w tym factoring).
• Limit VAT – pozostałe działalności nie muszą się zgłaszać do VAT, jeśli ich sprzedaż nie przekracza rocznego limitu 200.000zł (w roku 2025), 240.000zł (w roku 2026 i następnych). Uwaga! W pierwszym roku działalności limit ten jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. A faktura, która przekroczy limit musi być już oVATowana, dlatego warto wiedzieć jaki limit ma twoja firma i wystawiając faktury pilnować, czy zbliżasz się do limitu.
• Stawki VAT – Są towary i usługi, które niezależnie od limitu mają obniżoną stawkę VAT, zerową lub ZW (zwolnioną). Warto zweryfikować z doradcą podatkowym, czy dany towar, lub usługa może skorzystać z obniżonych stawek, lub być kompletnie zwolniona z VAT.
• Dobrowolny VAT – Czy możesz zarejestrować się do VAT mimo, iż nie masz takiego obowiązku? – Tak. Nawet jeśli nie sprzedajesz towarów, lub usług które z automatu są zobowiązane do VATu, nawet jeśli nie przekroczysz limitu VAT, możesz dobrowolnie stać się czynnym podatnikiem VAT.
• Czy opłaca się być na vacie, czy nie? – to zależy. VAT, który płaci firma do Urzędu Skarbowego to kwota VAT z faktur sprzedażowych minus kwota VAT z faktur zakupowych (tylko ta część, którą można odliczyć) = kwota VAT do zpłaty. Znając ten wzór widzimy, że im większa sprzedaż oVATowana, tym większy VAT będzie do zapłaty. Jeśli sprzedajesz towary za granicę i stawkę VAT masz 0%, zapewne będzie Ci się opłacało być VATowcem. Można tą kwotę zmniejszyć o wybrane faktury zakupowe, czyli im więcej zakupów, tym bardziej można obniżyć ten VAT. Im więcej przewidujesz zakupów w swojej firmie, tym bardziej może Ci się opłacać bycie na VAT (np. jak w firmie handlowej). Pamiętaj, że nie każdy VAT z faktury zakupowej można odliczyć np. VAT za alkohol, czy część VATu za paliwo, samochód itp.
• Uwzględnij także to, że niektóre duże firmy oczekują rozliczenia za pomocą faktur VAT, za to tzw. Kowalscy (osoby fizyczne nieprowadzące firm), będą woleli niższa cenę, czyli bez VATu. Warto to przemyśleć, lub skonsultować z doradcą podatkowym.
• Czy podatnik zwolniony z VAT, płaci VAT do Urzędu Skarbowego? Tak. Są takie sytuacje np. jak zakup towarów w UE (czyli tzw. WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów), zakup usług z zagranicy (czyli tzw. import usług), lub zakup środków transportu z zagranicy.
• Czy warto rozliczać VAT metodą memoriałową czy kasową? – mali podatnicy mogą wybrać, czy chcą rozliczać VAT wg standardowej, memoriałowej metody, w której faktury zazwyczaj wchodzą do rejestru VAT wg daty sprzedaży, czy jednak wybrać metodę kasową, w której faktury wejdą do rejestru dopiero w momencie zapłaty. Wybór opcji kasowej wymaga bardzo skrupulatnego rozliczania w księgach wszystkich faktur i płatności za nie. Może jednak pomóc firmom w utrzymaniu płynności finansowej i ograniczyć ryzyko powstania zobowiązania podatkowego z tytułu VAT od nieopłaconej jeszcze faktury sprzedażowej. Pamiętaj, że dotyczy to także faktur zakupowych i one również pojawią się w rozliczeniu VAT dopiero, gdy je zapłacisz.
• Mali podatnicy po upływie 12 miesięcy mogą rozliczać VAT kwartalnie.

• Urząd skarbowy – właściwy Urząd Skarbowy jest ustalony według twojego miejsca zamieszkania. Każdy z Urzędów na swojej stronie posiada informacje jaki obszar podlega pod dany urząd.
• Kto prowadzi twoje księgi? W poz.17 wniosku CEiDG-1 należy uzupełnić, czy prowadzisz dokumentację samodzielnie czy z pomocą Biura Rachunkowego. Aby wpisać tam nasze Biuro uzupełnij: NIP:5862321294; nazwa firmy: Turkusowa Księgowa Sp. z o.o.
• Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej – dokumenty są online, więc można podać adres twojej firmy. Nie obawiaj się, w razie kontroli nie odbędzie się ona w twoim domu. Zazwyczaj zaczyna się od telefonu i maila z prośbą o wyjaśniania, jeśli forma online będzie w danym przypadku niewystarczająca Urzędnicy zapraszają na spotkanie do twojego lub innego urzędu by złożyć dodatkowe wyjaśniania. Pamiętaj, że w większości spraw tego typu możemy Cię wesprzeć, lub nawet zastąpić, by zdjąć z twojej głowy jak najwięcej stresu.
• Firmowy rachunek bankowy
  • teoretycznie jest nieobowiązkowy (dla nieVATowców), ale zalecamy by go założyć. Warto od samego początku zadbać o rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych i by dosłownie wypłacać sobie “wynagrodzenie” na konto prywatne. Ułatwi to zarządzanie finansami. Dodatkowo w razie kontroli skarbowej pokażemy do Urzędu jedynie przelewy dotyczące firmy, a nie wszystkie prywatne wydatki.
  • Pole z rachunkiem firmowym można zaktualizować później, po zarejestrowaniu firmy i założeniu rachunku firmowego.
  • Firmowe rachunki bankowe VATowców znajdą się na tzw. białej liście podatników VAT, jako zweryfikowane i zgłoszone do Urzędu, na które bezpiecznie można przelewać środki.

Zakładanie własnej firmy to ekscytująca podróż, a nie droga przez labirynt urzędów. Twoja pasja i pomysł są najważniejsze, a my jesteśmy tu, aby wesprzeć Cię w tej drodze. Chcesz mieć spokój w biznesie? Dobrze poukładaj swój biznes od samego początku.